Wie schon beschrieben, stellt DEVONthink das Kernstück meiner Dateiverwaltung dar. Somit sind in ihm auch alle Einladungen, Protokolle und andere Dokumente enthalten, die ich für Konferenzen oder Fortbildungen benötige. Da ich meinen Laptop jedoch nicht immer mitnehmen möchte, bin ich sehr froh darüber, dass die iPad App DEVONthink ToGo nach ein paar schwierigen Anläufen in der Vergangenheit jetzt seit langem stabil läuft.

Funktionsweise

Zwischen den Programmen auf dem Mac und dem iPad können einzelne ausgesuchte Datenbanken synchronisiert werden. Dies funktioniert verschlüsselt, über unterschiedliche Dienste oder auch einfach lokal im eigenen Netzwerk. So habe ich alle Dateien auf dem iPad, die ich benötige. Da der Speicherplatz auf meinem iPad etwas begrenzter ist, synchronisiere ich nur zwei wesentliche Datenbanken:

Lesen und bearbeiten

In meiner Datenbank „Lesen“ sind umfangreichere Dokumente, die ich lesen möchte (muss). Das das Lesen auf dem iPad etwas leichter ist als auf dem Mac, nutze ich ich gerne das Tablet dafür. Mit dem Apple Pencil kann ich zudem Inhalte markieren, unterstreichen und kommentieren. Diese Bearbeitungen werden dann natürlich auch mit dem Mac abgeglichen und ich habe auf beiden Geräten die bearbeitete Version.

Konferenzen

Meine zweite wichtige Datenbank heißt einfach „Konferenzen“. Sie enthält alle Einladungen, Arbeitspapiere und Protokolle, die ich für Konferenzen oder Fortbildungen benötige. So habe ich immer alles mit dabei, ohne meinen Laptop während einer Konferenz auf dem Tisch aufbauen zu müssen. In den Dokumenten kann ich während der Veranstaltungen Kommentierungen oder Ergänzungen vornehmen. Ich kann die Unterlagen aber auch durch ganz neue Notizen, Fotos oder jeden anderen Typ an Dateien während der Konferenz ergänzen.

Kalender

Richtig hilfreich wird DEVONthink im Zusammenspiel mit dem Apple Kalender: Jedes Dokument oder sogar ganze Ordner können mit einem bestimmten Termin verbunden werden. Dies ist möglich, da alle Inhalte in DEVONthink einen festen Link besitzen. Diesen kann man unter den Eigenschaften eines Termins einfach ergänzen. Öffnet man den Termin im Kalender, hat man direkt eine Abkürzung zu den verbundenen Inhalten. Sehr praktisch!

DEVONthink ermöglich mir ein digitales Arbeiten so, wir ich mir es schon immer vorgestellt hatte. Natürlich habe ich noch ein paar Verbesserungswünsche, aber davon schreiben in einem anderen Post.